Det sägs att om du inte har kontroll över ditt schema, kommer det kontrollera dig.
Vem kan inte relatera till det?
Vissa dagar känns det som att alla andra styr helt över vad du skall göra och det brukar kännas frustrerande. Det finns ett relativt enkelt och effektivt sätt att ta tillbaka kontrollen över din dag.
Börja använd time blocking!
Time blocking är precis vad det låter. Du ”blockerar” vissa tider under din dag för att få gjort det du behöver. Det effektivaste är att du skriver in blocken i din kalender och behandlar dem som om de vore viktiga möten.
Varje block ska du ägna åt en specifik uppgift.
E-posten är en typisk uppgift som man lätt hamnar efter med. Prova att lägga en till två block per dag, morgon och eftermiddag, där du bara ägnar dig åt att svara på mail, rensar bort skräpmail och sorterar mail. När du vet att du har en specifik tid när detta ska göras är det lättare att stänga ner e-posten övriga tider. En annan positiv effekt av detta är att du inte blir störd av aviseringar av e-posten när du arbetar med annat.
Kom igång så här!
- Gör en att-göra-lista. Skriv ner allt du har att göra utan inbördes ordning. Det viktiga här är att du tömmer hjärnan.
- Sortera det du har på din lista. Det kan vara sådant som hör till ditt arbete, ditt hem eller något annat du är engagerad i. Försök att lägga likartade uppgifter tillsammans.
- Prioritera bland dina uppgifter. Vad är viktigt? Vad är bråttom?
- Försök uppskatta hur lång tid dina uppgifter kommer att ta. Generellt är det vanligt att man underskattar detta. Därför bör du ha som regel att alltid lägga till minst 15 minuter, gärna mer, på den tid du tror att du kommer behöva.
- Lägg in tidsblock i din kalender och börja jobba!
Kom ihåg att du behöver lägga in block för att äta och ta raster!
Var flexibel!
Det är viktigt att vara flexibel. Dina tidsblock är inte satta i sten utan är ett sätt att organisera din dag. Det är ett sätt att behålla fokus och att använda din tid på ett bra sätt. Du kommer att behöva ändra hur du arbetar med dina tidsblock över tid. Därför är det viktigt att du utvärderar hur ditt arbete har fungerat. Utvärderingen kan ske efter varje arbetsdag eller minst en gång i veckan. Här kan en arbetsdagbok vara till bra hjälp.
Har du testat att arbeta med tidsblock? Hur fungerade det för dig? Har du några tips som du vill dela med dig av? Skriv i kommentarerna.